Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví část VII § 33
Část sedmá
Ustanovení společná, přechodná a závěrečná
§ 33 Účetní záznam
(1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí umozňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsazená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.
(2) Účetní záznam můze mít listinnou, technickou nebo smísenou formu. Pro účely tohoto zákona se povazuje za
a) listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehoz obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umozňuje jeho převedení do formy, v níz je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
c) smísenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující téz informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umozňuje jeho převedení do formy, v níz je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
(3) Účetní jednotka můze provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, ze obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předlozí účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Splnění této povinnosti vsak účetní jednotka můze prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní zádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu zádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvlástního právního předpisu,28) nevyzaduje předlození účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní formě neplatí ustanovení § 31.
(4) Účetní záznam v technické nebo smísené formě, se skartačními znaky „A“ nebo „V“ vzniklý z činnosti účetní jednotky, musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umozní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůze účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je nálezitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, případně smísené formě, u účetních záznamů obsahujících uznávaný elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti uznávaného elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.
(5) Jednotlivý účetní záznam můze být tvořen několika dílčími účetními záznamy. Vsechna ustanovení o účetních záznamech podle tohoto zákona se týkají kazdého jednotlivého účetního záznamu včetně dílčích účetních záznamů i účetního záznamu vzniklého jejich seskupením.
(6) Na vsechny formy účetního záznamu se, pokud tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlízí stejně; obsah vsech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle odstavce 2 písm. b) a c), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a).
(7) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve formě, ve které je jejich obsah bez dalsího nečitelný; v tomto případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením (§ 4 odst. 10, které umozní provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný. Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem (§ 20), jejího zveřejňování (§ 21a) a pro potřeby orgánů podle § 32 odst. 1 jsou účetní jednotky povinny na pozádání umoznit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Stanovení těchto povinností na smluvním základě 30) není dotčeno.
(8) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo vycházejících z účetnictví lze pouzít k důkazu průkazné účetní záznamy (§ 33a), které splňují pozadavky tohoto zákona.
(9) Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, pouzitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneuzitím, poskozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.
§ 33a Průkaznost účetního záznamu
(1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam povazuje pouze
a) účetní záznam, jehoz obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,
b) účetní záznam, jehoz obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů nebo,
c) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuz je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 10.
(2) Zjistí-li účetní jednotka, ze obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinna od tohoto okamziku povazovat tento účetní záznam za neprůkazný, byť splňuje ustanovení odstavce 1 písm. b) a c).
(3) Účetní záznam určený k přenosu musí být podepsán vlastnoručním podpisem nebo uznávaným elektronickým podpisem podle zvlástního právního předpisu 30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Pokud účetní záznam není podepsán před předáním k přenosu, musí být podepsán nejpozději v okamziku jeho předání k přenosu.
(4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehoz obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvlástního právního předpisu 30a), anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlízí stejně a obě mohou být pouzity v případech, kdy je vyzadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze pouzít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě.
(5) Připojením podpisového záznamu se rozumí
a) v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem,
b) v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvlástního právního předpisu30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,
c) v případě účetního záznamu ve smísené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvlástního právního předpisu 30a) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.
(6) Připojení podpisového záznamu u technických forem, případně připojení podpisového záznamu u smísených forem v částech obsahujících technické formy, musí splňovat pozadavky na podpisový záznam podle odstavce 4.
(7) Účetní záznam v listinné formě podepsaný vlastnoručním podpisem výstavce, který se shoduje s podpisovým vzorem vyhotoveným účetní jednotkou, se povazuje za průkazný podle odstavce 1 písm. c) bez ohledu na to, zda se týká výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky.
(8) Identifikačním záznamem se rozumí účetní záznam, který není podpisovým záznamem podle odstavce 4, připojený k jinému účetnímu záznamu
a) automaticky technickým prostředkem (§ 4 odst. 10), nebo
b) fyzickou osobou odpovědnou podle odstavce 10,
který umozňuje jednoznačné určení uvedeného technického prostředku nebo fyzické osoby.
(9) K jednomu účetnímu záznamu můze být připojeno více podpisových záznamů, popřípadě identifikačních záznamů.
(10) Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo mozno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.